صرفه جویی در زمان با این 5 گام
صرفه جویی در زمان با این 5 گام
تغییرات جزئی در سبک زندگی، باعث بهبود سطح انرژی و سلامت روان می‌شود. اگر زمان خود را ردیابی نکنید متوجه این موضوع نمی‌شوید. در یک بزرگراه روی یک بیلبورد، این جمله نوشته شده بود «اگر زمان خود را ردیابی نکنید، آن را تلف کرده اید» وقتی این جمله را دیدم کنجکاو شدم!
من به شخصه همیشه سعی کرده‌ام فردی سازنده باشم، اما همیشه دنبال راه حل‌هایی برای بهینه سازی زمانم جهت فشرده کردن برخی از فعالیت‌های مراقبت از خودم نیز بودم. به مدت یک هفته، تک تک کارهایی را که در طول روز انجام میدادم پیگیری کردم یا حداقل می‌توان گفت بیشتر به آن‌ها توجه کردم.
این تصویر، فعالیت ردیابی انجام شده توسط من برای یافتن راه‌هایی جهت صرفه جویی در زمان، انرژی و منابع را نشان می‌دهد:
با نوشتن فعالیت‌هایم روی کاغذ، متوجه شدم زمان زیادی را صرف چیزهایی می‌کنم که برای من یا کسب و کارم هیچ ارزشی ندارند. همچنین از اینکه هر روز چقدر زمان را برای چیزهای کوچک اینجا و آنجا تلف می‌کنم، شگفت زده شدم. پس از آن هفته، تغییراتی جزئی در سبک زندگی خودم ایجاد کردم تا زمان‌های تلف شده را بازیابی کنم.
به همین دلیل تصمیم دارم ۵ مرحله را به شما معرفی کنم که نه تنها بیش از ۱۰ ساعت زمان تلف شده را بازیابی می‌کنند، بلکه اثر ترکیبی آن‌ها تاثیر زیادی بر سطح انرژی و سلامت روان شما خواهد داشت.
گام ۱) برای خودتان دوباره برنامه ریزی کنید تا به عادت تبدیل شود
هر تصمیمی که می‌گیریم نیاز به انرژی، زمان و تمرکز ذهنی دارد. چی بپوشم؟ برای صبحانه و ناهار چی بخورم؟ چه ساعتی بخوابم، چه ساعتی بیدار شوم؟
این‌ها همه تصمیماتی هستند که روزانه و بدون فکر کردن به آن‌ها می‌گیریم. اما همه آن‌ها کم کم روی هم تلنبار می‌شوند. من طرفدار کارآمد بودن هستم و یکی از راه‌های کارآمد ماندن این است که تا حد امکان تصمیمات این مدلی را از زندگی‌ام حذف کنم. بنابراین برای جلوگیری از مشکلات، چند برنامه را توسعه دادم که به من کمک کنند فرآیند تصمیم گیری را خودکار کنم و آن ها را به شما نیز معرفی خواهم کرد:
یک برنامه صبحگاهی خاص ایجاد کردم تا از نظر مذهبی رشد کنم. این برنامه شامل بیدار شدن در ساعات معینی از روز، مرتب کردن رختخواب، مدیتیشن، ورزش و خوردن صبحانه است. با تنظیم زمان خواب و بیداری می‌توانید حرکات روده خود را بهبود ببخشید و انرژی بیشتری را برای خود ذخیره کنید.
یکی دیگر از موارد، انتخاب لباسی بود که هر روز می‌پوشیدم. به همین دلیل لیستی ایجاد کردم که در آن لباس‌هایم را براساس رنگ‌ها و میزان راحتی مرتب کردم. اکنون تنها کاری که باید انجام دهم این است که یک لباس از کمدم انتخاب کنم و بپوشم و هیچ تصمیم دیگری لازم نیست. علاوه بر این، پوشیدن چرخشی لباس‌هایم به من کمک می‌کند تا در خرید لباس‌های جدید و همچنین پولم صرفه جویی کنم.
پس از آن نوبت به برنامه غذایی می‌رسد. هر روز حداقل ۳۰ دقیقه وقت می‌گذاشتم تا فکر کنم که چه چیزی بپزم. برای این کار باید به کمد مواد غذایی خود نگاه می‌کردم، دستورالعمل‌های مختلف را چک می‌کردم و… اما در حال حاضر، هر جمعه برای وعده‌های غذایی هفته خود برنامه ریزی می‌کنم و براساس آن‌ها مواد غذایی مورد نیازم را خریداری می‌کنم. این کار به من کمک می‌کند حداقل ۳۰ دقیقه زمان در هر روز ذخیره کنم. علاوه بر این باعث می‌شود سبزیجات در یخچال کمتر خراب شوند!
بهترین راه برای کم کردن میزان تصمیم گیری این است که روال خود را تا حد امکان خودکار کنید و زمانی که باید تصمیم بگیرید، سعی کنید آن را تا حد امکان ساده نگه دارید. در ادامه چند مورد را معرفی می‌کنم که می‌توانید با انجام آن‌ها خودتان را برای کار در حالت خودکار، دوباره برنامه ریزی کنید:
- زمان ورزش کردن
- برنامه ثابت نظافت خانه
- باغبانی و رسیدگی به گل‌ها
- خرید خانه
- کارهای روزمره
گام ۲) انجام برخی وظایف مشابه به هم
آیا تا به حال پیش آمده که زمان زیادی را صرف جا به جایی بین وظایف مختلف کرده باشید؟ شاید شما در حال کار بر روی یک پروژه هستید و سپس باید کارتان را برای پاسخ دادن به یک ایمیل ضروری متوقف کنید. یا ممکن است وسط نوشتن یک پست وبلاگ باشید که یکدفعه یادتان می‌آید باید برای سفر هفته آینده خود بلیط هواپیما رزرو کنید.
به این کار «تغییر وظیفه» می‌گویند که می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد. طبق یک مطالعه در دانشگاه کالیفرنیا: «پس از وقفه در انجام یک کار، ممکن است تا ۲۵ دقیقه طول بکشد تا دوباره وارد جریان کار شوید.» بنابراین بسته به وظایف مختلفی که دارید، فقط تصور کنید که ما هر روز چقدر زمان را صرف «تغییر وظایف» می‌کنیم.
برای جلوگیری از این مسئله بهتر است کارهای مشابه را باهم انجام دهید. به عنوان مثال اگر قرار باشد به ایمیل‌ها پاسخ دهید، زمان خاصی را کنار بگذارید و در طی این زمان هیچ کار دیگری انجام ندهید. اگر روی پروژه‌ای کار می‌کنید که نیاز به تحقیق دارد، به جای اینکه کمی از تحقیق را انجام دهید و کمی از کار دیگر، همه تحقیق را یک جا انجام دهید و تمامش کنید و سپس سراغ کارهای دیگر بروید به جای اینکه هر روز به وبلاگتان سر بزنید و کارهایش را انجام دهید، بهتر است یک روز را برای نوشتن و ویرایش پست‌های وبلاگتان در نظر بگیرید.
جمع کردن کارهای مشابه به هم، به شما کمک می‌کند تمرکز خود را حفظ کنید و از اتلاف وقت در جابه جایی بین وظایف مختلف نیز جلوگیری می‌شود. همچنین زمانی که نیاز دارید یک کار را چندین بار پشت سر هم انجام دهید نیز مفید است.
گام ۳) از قانون پارکینسون سرپیچی کنید
قانون پارکینسون می‌گوید: «زمان برای پر کردن کار در دسترس و تکمیل آن، گسترش می‌یابد».
به عبارت دیگر اگر یک هفته فرصت داشته باشید تا یک پروژه را تکمیل کنید، همان یک هفته هم طول خواهد کشید. اما اگر ۲۴ ساعت برای تکمیل همان پروژه وقت داشته باشید، تنها ۲۴ ساعت طول خواهد کشید. دلیل آن هم این است که وقتی زمان بیشتری برای انجام یک کار داریم، تمایل برای به تعویق انداختن و منحرف شدن از آن برای استفاده از کل زمان در دسترسمان بیشتر خواهد شد.
وقتی جدول زمانی کوتاه‌تری وجود داشته باشد، «مجبور» می‌شویم که سازنده‌تر و متمرکزتر باشیم. اگر می‌خواهید بهره وری بیشتری داشته باشید، سعی کنید ضرب الاجل‌های کوتاه‌تری تعیین کنید. ممکن است از اینکه چقدر می‌توانید همان کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهید شگفت زده شوید.
مثلا اگر مجبور باشید یک پست وبلاگ بنویسید، ۳۰ دقیقه تا یک ساعت به خودتان وقت دهید. این کار شما را مجبور می‌کند متمرکز بمانید و کار را سریع‌تر از زمانی که یک روز یا یک هفته کامل برای تکمیل آن وقت گذاشتید به اتمام برسانید. اگر هم به زمان بیشتری نیاز دارید می‌توانید ضرب الاجل خود را مطابق با آن تنظیم کنید. اما در بیشتر موارد می‌توانید کار را در زمان تعیین شده انجام دهید. اگر زودتر از وقت مقرر تمام کنید، زمان بیشتری برای کار روی چیزهای دیگر یا استراحت خواهید داشت.
گام ۴) قانون پارکینسون را بپذیرید
یکی از بزرگترین موارد اتلاف وقت، برنامه ریزی بیش از حد است. این زمانی است که شما سعی می‌کنید مقدار زیادی از روز خود را جمع کنید و در نتیجه زمان کافی برای هیچ کاری ندارید. این مورد اغلب زمانی اتفاق می‌افتند که افراد لیست کارهای روزانه خود را تهیه می‌کنند.
آن‌ها هرکاری را که باید انجام دهند، بدون در نظر گرفتن کوچک یا بزرگ بودنشان، فهرست می‌کنند. مشکل این است که آرام کردن خود نسبت به استرس انجام کار، نسبت به انجام کار واقعی زمان بیشتری را می‌طلبد. حتی اگر این کار را انجام دهید، احتمالا در پایان روز آنقدر خسته‌اید که نمی‌توانید از اوقات فراغت خود لذت ببرید.
یک استراتژی بهتر این است که سه یا چهار مورد از مهم ترین کارهایی را که باید در آن روز انجام دهید انتخاب کنید و روی آن‌ها تمرکز کنید. اگر وقت دارید، همیشه می‌توانید کارهای بیشتری را به فهرست خود اضافه کنید، اما سعی نکنید یکباره کارهای زیادی انجام دهید. در نهایت ممکن است زمان مفیدتان را هدر دهید و احساس خستگی کنید.
گام ۵) معنای واقعی بهره وری را درک کنید
آیا شما جز آن دسته افرادی هستید که همیشه مشغول انجام کاری هستند اما به نظر هم نمی‌رسد که هیچ کاری انجام داده باشند؟ آگر آره، ممکن است به خاطر مشغله زیاد، در دام همیشه پر کار بودن افتاده باشید. بین مولد بودن و مشغول بودن، تفاوت زیادی وجود دارد. مولد بودن به این معنی است که شما واقعا چیزی یا کاری انجام می‌دهید. که این یا می‌تواند و یا نمی‌تواند به استفاده از کل زمان شما مرتبط شود.
اما مشغول بودن به این معنی است که زمان خود را با فعالیتی خاص پر کنید حتی اگر لزوما سازنده نباشد. با این وجود شما مقصر نیستید. ذهن ما در طول روز باعث می‌شود کارهایی که کمتر مهم هستند را در اولویت قرار دهیم.
یک پژوهش در مجله تحقیقات مصرف کننده نشان داده است که: افراد ممکن است به جای کارهای ضروری با نتایج بیشتر، مشاغل فوری با نتایج فوری و در دسترس را ترجیح دهند. ما انسان‌ها طوری طراحی شده‌ایم که از فعالیت‌های کوچکتر با نتایج فوری بیشتر لذت می‌بریم. حتی اگر به این معنی باشد که ما را از رسیدن به اهداف بلند مدت‌تر دور کند. برای تغییر این موضوع، باید از تفاوت بین مولد بودن و مشغول بودن آگاه شویم.
دفعه بعد که کمی وقت آزاد پیدا کردید، از خودتان بپرسید که آیا کاری که می‌خواهید انجام دهید واقعا به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند یا خیر؟ اگر نه کار دیگری برای انجام دادن پیدا کنید که شما را به اهدافتان نزدیک‌تر کند. ممکن است تعجب کنید وقتی به جای اینکه صرفا مشغول باشید، روی مولد بودن تمرکز می‌کنید، چقدر کارهای بیشتری می‌توانید انجام دهید.
نکته آخر
صرفه جویی در زمان لازم نیست پیچیده باشد، بنابراین بهتر است که از آنچه در اختیار دارید، حداکثر استفاده را ببرید:
- هدف داشتن
- خلاق بودن
- به دست آوردن درک بهتری از «نیاز» برای اوقات فراغت
مطمئن باشید با رعایت همین نکات ساده، می‌توانید به راحتی ۱۰ ساعت یا بیشتر را در طول هفته برای خودتان وقت ذخیره کنید. و این زمان به دست آمده را می‌توانید برای استراحت، وقت گذرانی با خانواده یا دوستان و یا کار روی اهدافتان صرف کنید.
پس چرا منتظری؟ از همین امروز شروع به صرفه جویی در زمان کن!
دیدگاهتان را بنویسید